عناصر إنشاء بيان صحفي

البيان الصحفي هو عبارة عن رسالة مكتوبة أو مسجلة موجهة لوسائل الإعلام للتصريح عن شيء ما بدعوى أنه ذو أهمية إخبارية. وبما أن كتابة بيان صحفي هو الروتين اليومي للعاملين في قطاع العلاقات العامة، فقد وجب التركيز على أهم العناصر الرئيسية لإنشاء بيان صحفي، يمكن تلخيص أبرزها بما يلي:

يجب أن يحتوي البيان الصحفي على عنواناً جذاباً أو مثيراً للشكوك وموجزاً يلفت انتباه القارئ، ويشرح ما جاء في الموضوع، ويفضّل اختياره بعد الإنتهاء من كتابة البيان.

في نص البيان يجب أن يحتوي على تفاصيل حول ما تود توصيله إلى وسائل الإعلام ولكن يشترط عليها أن تحتوي على جديدٍ في هذا البيان، والمكان والزمان وعن الشركة التي أصدرت هذا البيان. وفيما بعد يجب تضمين اقتباس موجز لشخص معني في الموضوع مباشرةً مع ذكر صلته بذات الموضوع. وفي النهاية تكون الخاتمة تلخيصاً لما جاء في البيان الصحفي.

أثناء الكتابة تجب مراعاة أن يتراوح عدد كلمات البيان الصحفي بين 450 – 700 كلمة كحدٍ أقصى. وأن يحتوي النص على لغة  سليمة وأن يُقرأ بطريقة سلسة مع مراعاة تجنب كتابة البيان بهئية نقاط محددة أو بصيغة المبني للمجهول.

إن الغاية بالطبع من كتابة أي بيان هو الحصول على تغطيات صحفية على مختلف أنواع وسائلها المطبوعة والالكترونية والمرئية والمسموعة، لذا يجب على البيان الصحفي أن يكون ذو صلة بالمنطقة التي تعنى به ، وأحيانا يجب أن يرتبط بالسوق أو الدولة التي تهتم بما جاء في البيان، والأهم من ذلك كله يجب علي البيان الصحفي أن يحتوي على معلومات ذات أهمية للجمهور و أن يتماشى مع المرحلة السوقية.

كما يجب توفير مراجع على الإنترنت، وتوفير بيانات اتصال أثناء ساعات العمل  وخارجه، في حال رغبة وسائل الإعلام بالمزيد من التفاصيل حول الموضوع.

يمكن إرسال أي بيان صحفي مع حظر النشر لوقت ما، مع مراعاة تحديد الوقت والتاريخ الذي لا يمكن نشر البيان قبله، ولكنه غير محبّذ، لتجنب ضياعه مع كثرة البيانات الصحفية في البريد الوارد لوسائل الإعلام.